Смена фамилии сотрудника

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Внимание

Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра. Вместо послесловия Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника.

Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.
Важно

Скачать бланк формы Т-2

  • Выдача в подотчет: правила. Образец заявления на выдачу денег в подотчет
  • Оплата праздничных дней.
  • Порядок оплаты праздничных и выходных дней.

    Например, исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пункт 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.06.2013) «О бухгалтерском учете»), если документ скреплен печатью, то на удостоверительной записи ставится и печать. Аналогичный порядок внесения исправлений непосредственно в текст документа определен, например, и Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации» В соответствии со ст.

    45 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред.

    Как оформить документы при смене фамилии?

    Пример 4 Фрагмент п. 1 и 11 раздела I личной карточки работника (форма № Т-2) СвернутьПоказать В законодательстве нигде не прописана обязанность работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении фамилии, имени, отчества работника. Тем не менее мы советуем это сделать. Косвенно это подтверждает ч. 3 ст. 57 ТК РФ, где сказано, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями, которые вносят непосредственно в текст трудового договора. Если вы ведете кадровый учет в какой-либо программе, то и там поменяйте сведения о соответствующем сотруднике. К сведению СвернутьПоказать Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ). на Электронная подписка за 8400 руб.
    Вступление в брак (или развод) — одна из самых распространенных причин смены фамилии работника. В этом случае новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах организации. Если фамилию поменял руководитель организации, об этом необходимо уведомить еще и налоговую инспекцию, ПФР, банк и деловых партнеров. Обо всем по порядку. Изменения в «кадровых» документах Согласно п. 2 ст. 19

    ГК РФ любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение или расторжение брака), так и по желанию лица.

    Руководитель, изменивший фамилию, должен подать в кадровую службу заявление о внесении изменений в документы. Данное заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений.

    Подаем документы в налоговую инспекцию В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), помимо прочих сведений, содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации. Это установлено п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ). Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения в течение трех дней с момента получения руководителем нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности руководителя организации, осуществляющего руководство текущей деятельностью организации.

    Сотрудница выходит замуж? Готовьтесь, вскоре работы прибавится. Если она сменит фамилию, придется внести изменения в шесть кадровых документов, а один переоформить.
    Фамилия — это персональные данные. Если работник ее сменил, внесите изменения в трудовой договор, трудовую книжку, учетные документы и регистрационные формы, а также переоформите пенсионное страховое свидетельство.
    Дополнительно к этому, если сотрудник:
    материально ответственное лицо — внесите изменения в договор о материальной ответственности и, если необходимо, выдайте новую доверенность;
    военнообязанный — внесите изменения в документы воинского учета и уведомите об изменении фамилии военкомат;
    получает зарплату на банковскую карту — сообщите в банк новые данные работника, чтобы оформить ему новую пластиковую карту.
    Прежде чем все это делать, получите от работника заявление с просьбой внести изменения в документы в связи со сменой фамилии.
    Закон этого не требует, но заявление поможет избежать возможных проблем с перечислением платежей в бюджет, зарплаты на банковскую карточку, страховых взносов.
    К заявлению работник должен приложить копию документа, который подтверждает смену фамилии. Таким документом может быть паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, о рождении, об изменении фамилии.
    ПРИМЕР
    Сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак. Чтобы вы внесли изменения в учетные документы, она должна предъявить документ, удостоверяющий личность, и свидетельство о заключении брака.
    На заявлении руководитель проставляет резолюцию, в которой указывает ответственного за изменение документов и срок исполнения поручения.
    Заявление об изменении фамилии в учетных документах (фрагмент)
    На основании заявления работника издайте приказ по личному составу о внесении изменений в документы, которые содержат персональные данные сотрудника. Этот документ станет основанием для начала работы.
    Приказ о внесении изменений в документы, которые содержат персональные данные работника (фрагмент)
    ИЗМЕНИТЕ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
    Фамилия, имя, отчество работника, информация о документах, удостоверяющих его личность, — необходимые сведения трудового договора. Изменить их можно двумя способами.
    1. Стороны вносят изменения непосредственно в текст трудового договора — в оба его экземпляра — и удостоверяют изменения своими подписями.
    2. Стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором определяют условия, которые изменились.
    Рекомендуем использовать второй способ и заключить с работником доп- соглашение. По закону вы можете вносить в трудовой договор недостающие сведения, а не те, которые изменились (ч. 2 ст. 57 ТК). Поэтому менять фамилию и иные персональные данные работника непосредственно в тексте трудового договора неправильно. Это противоречит правилам внесения изменений в кадровые документы.
    Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)
    ИЗМЕНИТЕ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
    Чтобы указать новую фамилию сотрудника на титульном листе его трудовой книжки, зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и напишите рядом изменившиеся данные работника. На внутренней стороне обложки сделайте ссылку на соответствующий документ и укажите его номер и дату. Например, при смене фамилии в связи с вступлением в брак таким документом будет свидетельство о заключении брака. Заверьте запись своей подписью и печатью, если она есть (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).
    Запись об изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки
    Некоторые сотрудницы меняют семейное положение неоднократно и каждый раз берут новую фамилию. В результате на первом развороте трудовой не остается места для очередной записи. В таком случае сделайте ссылку на подтверждающие документы на внутренней стороне обложки последнего разворота. Запись заверьте подписью и печатью, если она есть. Если же обе стороны внутренней обложки заполнены, оформите вкладыш в трудовую книжку и сделайте запись на внутренней стороне обложки вкладыша (п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
    Запись об изменении фамилии на титульном листе
    Запись об изменении фамилии на внутренней стороне обложки последнего разворота
    трудовой книжки
    ИЗМЕНИТЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
    Внесите изменения в учетные документы, а именно:
    в личную карточку работника;
    книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    график отпусков;
    табель учета рабочего времени.
    В документе зачеркните прежнюю фамилию работника одной чертой и впишите его новые данные. Запись заверьте собственной подписью и укажите дату. На полях сделайте ссылку на документ, на основании которого внесли изменения.
    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с записью об изменении фамилии работника (фрагмент)
    В личной карточке исправьте не только фамилию сотрудника, но и его паспортные данные.

    Распишитесь и поставьте дату. В разделе «Дополнительные сведения» напишите причину, по которой у работника изменилась фамилия.
    ПЕРЕОФОРМИТЕ ПЕНСИОННОЕ СВИДЕТЕЛЬСТВО
    В пенсионное страховое свидетельство изменения не вносят, его переоформляют.
    Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в ПФР в течение всей жизни застрахованного (п. 7 ст. 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее — Закон о персучете).
    Если у работника изменилась фамилия, новые анкетные данные нужно отразить в индивидуальном лицевом счете.
    Чтобы переоформить пенсионное свидетельство, подайте в ПФР:
    заявление об обмене страхового пенсионного свидетельства по форме АДВ-2;
    опись передаваемых документов по форме АДВ-6-1.
    Обе формы утвердило Правление ПФР в постановлении от 11.01.2017 № 2п «Об утверждении форм документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования, и Инструкции по их заполнению» (далее — Инструкция № 2п).
    Личная карточка работника (фрагмент)
    Заявление может заполнить работник или вы сами. Если это делаете вы, работник должен заверить своей подписью, что сведения в документе указаны правильно (п. 4 ст. 7 Закона о персучете, п. 19 Инструкции № 2п).
    Опись передаваемых в ПФР документов заверяет руководитель компании: расписывается и ставит печать организации, если она есть.
    Подать сведения в ПФР можно на бумаге — лично либо по почте и в электронном виде. Поскольку при обмене страхового свидетельства вам нужно передать в ПФР в том числе и старый СНИЛС, подавайте документы лично. Для этого оформите доверенность на уполномоченное лицо. Таким лицом может быть любой сотрудник компании — как работник отдела кадров, так и штатный курьер.
    Подавайте документы в территориальный орган ПФР в течение двух недель с даты, когда получили заявление работника об изменении фамилии.
    В течение пяти рабочих дней Фонд рассмотрит документы и выдаст новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и сопроводительную ведомость по форме АДИ-5. Номер индивидуального лицевого счета останется прежним (п. 21 Инструкции по порядку ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н).
    Получать новые свидетельство и ведомость должен также уполномоченный по доверенности.
    Когда будете выдавать работнику новое страховое пенсионное свидетельство, попросите его проверить правильность содержащихся в нем сведений. Работник должен расписаться в сопроводительной ведомости по форме АДИ-5, которую вы должны вернуть в ПФР (пп. 29, 30 Инструкции № 2п).
    Если работник сменил фамилию, внесите исправления в документы, которые содержат персональные данные: трудовой договор, трудовую книжку, учетные документы и регистрационные формы. Перечень документов, в которые нужно внести изменения, может быть шире, если работник принадлежит к определенной категории — например, является военнообязанным.
    Заменить нужно только один документ — пенсионное страховое свидетельство. Свидетельство об ИНН тоже придется переоформить, но это уже задача самого работника.
    Заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2)

    • Журнал: Кадровое дело, №6, 2008 год
    • Формы документов:
    1. Формы документов: пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор:

    ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475 г. Москва 25.08.2010 Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» (ЗАО «ПФ»Мастер»»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора ЛьвоваАлександра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другойстороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее — Трудовойдоговор) следующие изменения: 1. В связи со сменой фамилии работника в связи с регистрацией брака (Свидетельство о браке серия № выдано » » ) изменить в преамбуле трудового договорафамилию «Иванова» на «Зайцева». 2.

    Важно

    В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать — в материале Шаг первый. Заявление Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа.

    Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам.

    Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму. Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика.

    Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные.

    Подробности в материалах Системы Кадры: Изменение фамилии: в каких отразить документах? Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить? В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т.

    К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли). По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п.
    26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
    Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

    В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба. Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами.

    Теперь начинается самое важное — вносим изменения. Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное. В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе. Трудовая книжка Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку.

    На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.

    Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат. Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки.
    Все это заверяется подписью и печатью. Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии. Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника. Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре.
    Второй вариант более сложный.

    Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы. 1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225. Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные.

    Внимание

    Изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора «фамилию работника «Иванова » на «Зайцева». 3. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными дляисполнения сторонами. 4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одномуэкземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 25 августа 2010 года.

    Инфо

    Обаэкземпляра имеют равную юридическую силу. Подписи сторон: Работодатель: Закрытое акционерное общество»Производственная фирма «Мастер»»(ЗАО «ПФ»Мастер»»)Адрес: 125008, г. Москва,ул. Михалковская, д. 20ИНН 7708123456, КПП 770801001р/с 40702810400000001111в АКБ «Надежный»к/с 30101810400000000222БИК 044583222 Работник: Зайцева Виктория Николаевнапаспорт серии 46 02 № 545177выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл. 15.04.2002Адрес регистрации: 125373,г. Москва, бул. Яна Райниса,д. 24, корп. 2, кв. 474 А.В.

    Львов В.Н.

    Работник сменил фамилию

    Рядом с новой фамилией записываем наименование документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельство о заключении или расторжении брака, паспорт, решение суда и т.д.), дату и ставим свою подпись. Трудовой договор В трудовой договор можно не вносить изменения. Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника.

    Все эти действия в законе не прописаны. Но кадровики, оформляя такое соглашение, избавляются в будущем от непредвиденных недоразумений. Все-таки трудовой договор — это очень серьезный и важный документ.

    К личному делу сотрудника при смене фамилии надо обязательно приложить копии его новых документов.

    Фото: Зарплатная карта Если сотрудники в организации получают зарплату по пластиковым картам, то специалисту по кадрам или бухгалтеру необходимо сообщить данные в банк.

    Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации». Таким образом, можно сделать вывод, что до официального внесения всех изменений в персональные данные сотрудника, она должна подписываться старой фамилией, чтобы вы могли ее идентифицировать. Следовательно, в заявлении о смене фамилии сотрудница должна указать свою девичью (фамилию до регистрации брака) фамилию – как фамилию заявителя.
    Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

    • трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений (ст. 57 ТК РФ);
    • личную карточку (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

    Записи созданы 1447

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Начните вводить, то что вы ищите выше и нажмите кнопку Enter для поиска. Нажмите кнопку ESC для отмены.

    Вернуться наверх